Archivo de la documentación

El Concesionario o Servicio Oficial está obligado a archivar adecuadamente la documentación del vehículo y de la garantía durante diez años, de forma perfectamente trazable y que se pueda consultar en cualquier momento rápidamente. Por lo demás, rigen las disposiciones legales relativas a plazos de conservación de documentos.

El Concesionario o Servicio Oficial deberá archivar:

Reclamaciones de garantía aceptadas, además de la autofacturación del mes;

Original de la totalidad de la documentación a que haya dado lugar la reclamación, como:

Los protocolos de localización guiada de averías.
Todos los justificantes de equipos y útiles de control que impriman un justificante (por ejemplo: Medición de ejes, valores de compresión,…) con indicación del número de bastidor o matrícula del coche y fecha de realización del control. Para aquellos equipos que no impriman el nº de bastidor o matrícula y/o la fecha de realización, se aceptará su anotación manuscrita.
Facturas externas con indicación de bastidor o matrícula.
Presupuestos de pintura autorizados mediante DISS.

En las reclamaciones de garantía de pre-entrega (tipo de reclamación de garantía 9 10), debe adjuntarse el impreso de “Inspección de entrega.”

Todos los documentos concernientes al propio trabajo del taller (LGA, medición de ejes, albaranes de extracción, etc.) deberán estar dentro del fichaje del operario.

Las garantías de Recambios (tipos de reclamación 1 21, 1 22, 1 23, 1 31 y 1 2F) deben ser archivadas con la factura que origina la garantía y los justificantes aportados por el cliente que demuestren el fallo de la pieza en los casos en los que sea necesario.